مقاله تخصصی | روابط عمومی و شفافیت

شفافیت، عنصر ذاتی روابط عمومی

روابط عمومی به عنوان یکی از اعضای ستاد شفافیت، ملزم به حضور در کلیه جلسات و پیگیری مصوبات به ویژه در حوزه تخصصی خود است. اما با نگاهی به اهداف ذاتی روابط عمومی می‌توان ردپای اهداف تعریف شده در دستورالعمل شفافیت را در کلیه فعالیت‌های این واحد مشاهده کرد.

روابط عمومی به عنوان حلقه واسط بین سازمان و مردم، با فعالیت گسترده خود در حوزه اطلاع رسانی، بیش از هر حوزه دیگری به معرفی فعالیت‌ها و برنامه‌های بهزیستی پرداخته است؛ تعامل مستمر با رسانه های دیداری-شنیداری- مکتوب، ارتباط اثربخش با مدیران و خبرنگاران رسانه‌ها، استفاده از ظرفیت فضای مجازی، ایجاد پورتال‌های استانی، ارایه گزارش عملکرد در قالب‌های مختلف اعم از کلیپ، بولتن خبری الکترونیک، محصولات چندرسانه‌ای، شرکت در برنامه‌های رادیویی-تلویزیونی، برگزاری نشست‌های خبری، تنها بخش کوچکی از فعالیت روابط عمومی در حوزه شفافیت سازمانی است.

بخش اعظم این فعالیت‌ها که در شرح وظایف سازمانی کمتر دیده و یا ارزشیابی می‌شود به ارتباطات و هماهنگی‌های درون و برون سازمانی اختصاص دارد که حجم زیادی از زمان و فعالیت‌های جاری روابط عمومی‌ها را به خود مشغول می‌کند.

پورتال‌های استانی؛ ظرفیتی کمتر شناخته شده

حتی قبل از ایجاد سامانه شفافیت، بهزیستی خراسان رضوی با ایجاد پورتال استانی، بخش هایی چون معرفی اهداف و خدمات، دستورالعمل ها و آیین نامه ها، شناسه خدمات مصوب، معرفی معاونت ها و شرح وظایف و خدمات آنها، معرفی مراکز تابعه، معرفی مدیران، معرفی سامانه ها و خدمات الکترونیک، خدمات کارکنان و... و. دوشادوش سازمان بهزیستی کشور، بسترهای لازم برای دسترسی آسان و سریع گروه های هدف، شهروندان، مدیران مراکز تابعه، کارکنان و سایر مراجعان و متقاضیان به خدمات و اطلاعات مورد نیاز را فراهم کرده بود.

این پورتال از آغاز فعالیت خود تاکنون، از نظر شاخص ها و استانداردهای کمی و کیفی توسط ناظران و کارشناسان استانداری مورد ارزیابی و رصد مستمر قرار گرفته و در جشنواره شهید رجایی، زیرمجموعه مبانی حقوق شهروندی، مقام های اول تا سوم را در بین پورتال های ادارات کل استان کسب کرده است.

با وجودی که این پورتال، به عنوان یکی از بسترهای جامع خدمات الکترونیک، سطح دسترسی عموم را به اطلاعات متنوع بهزیستی فراهم کرده و ایجاد، مدیریت، تهیه و بروز رسانی محتوای های تخصصی و متنوع آن توسط کارشناسان واحد روابط عمومی انجام می شود، اما در شاخص‌های اختصاصی ارزیابی عملکرد روابط عمومی مورد توجه قرار نگرفته است.

هرچند سامانه متمرکز شفافیت بهزیستی کشور با ایجاد بخش های مختلف سعی در ایجاد  وحدت رویه و بیان مصادیق به ویژه در حوزه سرفصل های مالی و قرادادی و پیمانکاری و مشارکت های مردمی دارد، اما پورتال های اطلاع رسانی استانی نیز با پوشش دادن بخش هایی که امکان جانمایی آن در سامانه شفافیت فراهم نیست، نقش موثری در این خصوص ایفا می کنند.

حرکت از پورتال های اطلاع رسانی به پورتال های اطلاع رسانی-خدماتی با کاربری تعاملی

مدتهاست که استانداری خراسان رضوی (و احتمالا استانداری های کل کشور) ادارات کل را به حرکت از پورتال های اطلاع رسانی یک سویه، به پورتال های اطلاع رسانی- خدماتی دوسویه و تعاملی دعوت و ملزم می کند و این مطالبه پس از اوج گیری کرونا و لزوم ایجاد بسترهای ارایه خدمات الکترونیک و غیرحضوری شدت گرفته است؛ مطالبه ای که از طرف اداره فناوری اطلاعات با قوت پیگیری می شود.

فراهم کردن زمینه اعلام نظر مخاطبان و گروه های هدف، ثبت نظرات و مکاتبات اداری و پیگیری آنلاین، ایجاد فضای گفتگو و پاسخگویی، از دیگر مطالباتی است که در این خصوص مطرح می شود. هرچند بسیاری از این مطالبات، در سامانه های مختلف بهزیستی تعبیه و تدارک دیده شده اما جانمایی آنها در پورتال های استانی نیز مورد تاکید قرار گرفته است.

در اینجا یادآوری چند نکته ضروری است؛ اگر تغییر مسیر به سمت پورتال های اطلاع رسانی-خدماتی استانی به عنوان یک برنامه کشوری تعقیب و دنبال می شود ایجاد یک وحدت رویه در مدیریت، طراحی پورتال، محتوا، خدمات الکترونیک، تعیین استاندادهای ارزیابی و ...ضروری به نظر می رسد و همچنین اختصاص بودجه و اعتباری مشخص و سالانه جهت طراحی، پشتیبانی و... و.

همچنین سطح کیفی و کمی این پورتال می بایست در شاخص های ارزیابی عملکرد روابط عمومی ها به عنوان متولی مدیریت پورتال محاسبه و امتیازدهی شود.

در هر حال، جلوگیری از اختصاص زمان و اعتبار به فعالیت های مشابه و موازی، اصل با اهمیت دیگری است که نباید از نظر دور داشت و این مهم، جز با هماهنگی و ارتباطات مستمر درون و برون سازمانی، میسر نیست.

مصادیق شفافیت و تعیین نقش روابط عمومی   

شفافیت در حوزه ها و معاونت های مختلف بهزیستی، کارکرد و معنای متفاوتی به خود می گیرد لذا تبیین شفاف مصادیق شفافیت و تعیین تکلیف حوزه روابط عمومی که بسترهای ارایه این مصادیق را در اختیار دارد، ضروری به نظر می رسد.

به عنوان مثال در معاونت مشارکت های مردمی، میزان مشارکت نقدی و غیرنقدی در سامانه شفافیت ثبت می شود، اخبار و گزارش های آن در قالب های خبری و گزارشی توسط روابط عمومی اطلاع رسانی می شود، ادرس مراکز و خیریه های دارای مجوز در پورتال استانی در معرض دید عموم قرار می  گیرد، فضای مشارکت نقدی آنلاین در پورتال جانمایی می شود، شکایات احتمالی علاوه بر سامانه دیده بان، توسط متقاضی در بخش ثبت نظرات و شکایات پورتال استانی ثبت و پیگیری می شود و... و.  

شاید در این صورت بتوان خدماتی هماهنگ و با حداکثر رضایت بخشی را ارایه داد تا هم اهداف مورد نظر در دستورالعمل شفافیت محقق شود و هم وظایف هر حوزه در این خصوص تفهیم و تفکیک شود.

واحد رابط عمومی بنا به وظیفه ذاتی و ضمن پایبندی به اصول حرفه ای خود همواره در مسیر شفافیت قدم برداشته است و از با بهره گیری از نظرات و راهنمایی ها و ارایه طریق مدیران حوزه های مختلف، به این هدف ادامه خواهد داد تا پاسخگوی خدمات و سایر نیازهای مخاطبان و گروه های هدف، در سریع ترین، آسان ترین و در دسترس ترین شکل ممکن باشد.

مجید اسلامی
مدیر روابط عمومی بهزیستی خراسان رضوی