در این جلسه، مباحث زیر به صورت عملی و تئوری مورد بررسی قرار گرفت:
مهارتهای کار با اتوماسیون: آموزش مراحل ثبت،پیگیری و بایگانی الکترونیکی نامهها.
استانداردهای مکاتبات رسمی: تأکید بر رعایت اصول نگارش، رعایت حاشیه، نوع فونت، درج صحیح تاریخ و شماره نامه و رعایت سلسلهمراتب اداری.
امنیت و صحت اطلاعات: نکات مربوط به ضمیمه کردن صحیح اسناد و جلوگیری از ارسال نامههای ناقص یا اشتباه به واحدهای دیگر.
مدیریت زمان در پاسخگویی: چگونگی استفاده از سامانه برای تسریع در روند پاسخگویی به نامههای ورودی و کاهش زمان انتظار در چرخه اداری.
ترابی در جریان این نشست، بر اهمیت دقت در ارسال نامهها به عنوان چهره رسمی سازمان تأکید کرد. ایشان خاطرنشان کردند که تسلط بر اتوماسیون اداری، نه تنها باعث افزایش سرعت کار میشود، بلکه دقت در رعایت اصول نگارشی، اعتبار اداری سازمان را در تعامل با سایر نهادها دوچندان میکند.
نتایج جلسه:
ارتقای سطح سواد دیجیتال همکاران در استفاده از سامانه.
کاهش احتمال بروز خطاهای اداری در فرآیند ارسال و دریافت نامهها.
ایجاد آمادگی لازم برای پیادهسازی کامل سیستمهای بدون کاغذ در آینده نزدیک
*روابط عمومی شهرستان کوار*
نظر شما